Organizzazione eventi: i trend di settore più in voga del momento
Il settore dell’organizzazione eventi sta vivendo un periodo di grande dinamismo e cambiamento. Le passate esperienze relative alla pandemia di Covid, infatti, hanno acceso i riflettori sull’importanza di pianificare sicurezza, capienza e tutta una serie di aspetti che, fino ad allora, erano stati marginali nell’organizzazione di un evento.
Un altro cambiamento emerso, in tale contesto, è la professionalizzazione del settore, nel quale militano agenzie e professionisti di spicco, come Mediatica Comunicazione, specializzati proprio nella pianificazione di ogni genere di evento.
Un convegno, una festa di inaugurazione o il lancio di un nuovo prodotto, infatti, non sono solo momenti di intrattenimento ma veri e propri strumenti di marketing e comunicazione.
Logistica e sicurezza: nuove norme e consuetudini
L’esperienza della pandemia ha portato a un ripensamento delle normative, ponendo maggiore attenzione a salute, igiene e gestione dei flussi. Le nuove linee guida post-Covid prevedono l’obbligo di sanificazione regolare degli spazi, la presenza di punti di igienizzazione distribuiti strategicamente e l’adozione di sistemi di ventilazione potenziati, soprattutto negli spazi chiusi.
Tra le best practice più diffuse ci sono l’utilizzo di dispositivi di protezione individuale (quando richiesto), il tracciamento dei partecipanti tramite app dedicate e la creazione di percorsi separati per ingresso e uscita.
La logistica degli eventi ha dovuto adattarsi a queste nuove esigenze, riformulando migliori strategie per la gestione di grandi flussi di persone. Nella scelta della location, quindi, verranno considerati aspetti come accessibilità, facilità di trasporto con i mezzi pubblici, disposizione degli spazi per evitare assembramenti, tecnologie touchless per check-in e così via. L’obiettivo è garantire un ambiente sicuro, quindi un’esperienza piacevole per tutti i partecipanti.
Software, gestionali e AI: i nuovi strumenti del mestiere
Al centro del dinamismo del settore dell’organizzazione eventi ci sono le nuove tecnologie, grazie alle quali è possibile coordinare ogni aspetto dell’evento con tempestività ed efficienza.
Questi strumenti offrono funzioni avanzate di pianificazione, come il controllo delle iscrizioni, la gestione degli inviti, la distribuzione delle sale e il monitoraggio in tempo reale delle presenze.
Inoltre si possono utilizzare algoritmi AI per analizzare i dati dei partecipanti, per personalizzare l’esperienza in base alle preferenze ma anche per prevedere i flussi di arrivi, ottimizzare la disposizione degli spazi o velocizzare gli accessi. Per non parlare di tutto ciò che si può offrire a livello creativo e di intrattenimento, un ambito dove la tecnologia permette di creare esperienze di grande appeal, come la realtà aumentata.
Scegliere i partner in base a nuovi valori
Le collaborazioni non si valutano più solo in base a un preventivo conveniente o ai servizi offerti, ma anche al valore che un partner può apportare in termini di immagine, branding e popolarità. Le partnership sono esse stesse uno strumento strategico, perché sono capaci di amplificare la portata dell’evento; collaborare con un nome di spicco o con un brand ben posizionato, in sostanza, può portare l’evento sotto i riflettori giusti e raggiungere, così, un pubblico più ampio e profilato.
Nel settore lo chiamano “effetto network” ed è il valore che si viene a creare quando, scegliendo le partnership giuste, si aprono nuove finestre di opportunità.
