Le grandi aziende utilizzano quotidianamente software di contabilità spesso inseriti in più ampi programmi gestionali. Questo favorisce un flusso di lavoro organizzato in modo corretto e costantemente verificabile e ben leggibile. Nelle realtà di dimensioni medie o piccole si prediligono in genere software contabilità per aziende più versatili, non necessariamente inseriti all’interno di un programma di gestione globale. Questo tipo di prodotti consente di non demandare all’esterno nessun tipo di compito di tipo contabile, pur mantenendo al minimo l’utilizzo di risorse interne.
Perché utilizzare un software dedicato
Le motivazioni sono varie, a partire dal fatto che questo tipo di programmi consentono di svolgere ogni compito in modo più rapido e preciso. Avere a disposizione un software di contabilità di buona qualità e adatto all’uso nella specifica realtà in cui si opera permette di ottenere un flusso di lavoro sempre ottimale. Inoltre i software oggi disponibili in commercio consentono di apprendere rapidamente l’utilizzo di ogni funzionalità, grazie all’interfaccia intuitiva. Si avrà poi la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori e il tempo utilizzato per ogni singola attività, che per altro viene ampiamente diminuito grazie proprio all’uso di un software all’altezza della situazione.
Cosa fa un software per la contabilità
Sono varie le funzioni che questo tipo di prodotti possono svolgere in modo ottimale. Ogni singola realtà ha la possibilità oggi di valutare software di contabilità personalizzati, o comunque versatili, che si possono ampliare con nuove funzionalità quando necessario. Non tutte le aziende infatti necessitano dell’intero pacchetto di funzionalità di un ampio sistema di gestione; ci sono realtà in cui si sfruttano esclusivamente software per la gestione delle fatture elettroniche e delle paghe, altre invece che implementano anche un sistema di customer relationship management, che aiuta ogni giorno anche nei rapporti con i clienti e con i fornitori. I software di ultima generazione sono quindi modulari, si possono acquistare anche solo alcuni servizi, per poi aumentarli se e quando necessario, senza bisogno di un investimento elevato iniziale.
Come trovare un software ideale
Il primo passo per riuscire a trovare un software di contabilità perfetto per una specifica situazione consiste nel precisare le attività che si intendono svolgere grazie a questo software. Come abbiamo detto, i migliori prodotti sono quelli più versatili, modulari, che si possono ampliare con nuove funzionalità quando lo si desidera. Questo consente di modificare leggermente il pacchetto software, senza doversi trovare a sostituire il sistema usato in precedenza. Conviene comunque avere le idee chiare sin da subito, per poter valutare al meglio ciò che offre il mercato. Le necessità della singola realtà dipendono infatti da vari fattori, il primo dei quali è il settore in cui si opera: appare ovvio che un sistema di contabilità per un artigiano sarà ben diverso da quello di una piccola azienda manifatturiera. In alcune situazioni quindi tali funzionalità di un software sono più importanti di altre, cosa che è bene sapere nel momento in cui si decide di acquistare un programma adatto all’utilizzo quotidiano.